La Universidad Santiago de Cali, a través de su sello editorial, aporta a la sociedad mediante la publicación de textos de carácter académico o científico que resultan de las actividades de investigación o docencia, realizadas por docentes e investigadores de la Universidad y externos a ella[1].
La Universidad entiende que lo dicho en cada texto es responsabilidad absoluta de sus autores; sin embargo, reconoce que es su responsabilidad indicar a la comunidad que un producto que cuente con su sello editorial es el resultado de un proceso editorial riguroso, completo y normalizado, dirigido a ofrecer productos editoriales de alta calidad. Esta responsabilidad se materializa con la colocación del logotipo de la Universidad en la obra y con la manifestación explícita de haber sido editada por ella. En consecuencia, ninguna obra que se produzca por fuera del proceso editorial formal establecido por la Universidad en este documento –o en la respectiva guía de autores que emita la Universidad para cada caso particular–, podrá incluir su logotipo o declarar, de alguna manera, que se trata de una publicación avalada por ella, salvo que cuente con una autorización explícita para ese fin, emitida por la Rectoría o la Vicerrectoría Académica.
Este documento recoge las normas y lineamientos que orientan la producción editorial publicada bajo el sello editorial de la USC; el documento refleja la reflexión de la Universidad a partir de su experiencia en publicaciones, la revisión de las mejores prácticas editoriales y la documentación normativa u orientadora emitida por las autoridades e instituciones que regulan u orientan esta materia a nivel nacional e internacional. Tiene como propósito regular todos los proyectos y productos editoriales a cargo de las distintas unidades académicas de la institución. Le aplican las normas sobre propiedad intelectual emitidas por el Estado colombiano y la USC.
Los agentes del proceso editorial son el Comité Editorial Central [CEC], los Comités Temáticos[2]–Editorial y Científico–, el Editor en Jefe, el Coordinador Editorial; los Editores Adjuntos y la Biblioteca. El tema editorial es competencia de la Vicerrectoría Académica, dependencia que lidera esta estructura.
Está conformado por el Vicerrector Académico –quien lo preside–, los Decanos de las Facultades, el Editor en Jefe, el Coordinador Editorial y el Director de la Biblioteca. Es el máximo órgano de decisión editorial. Su función principal es establecer y modificar las políticas editoriales de la Universidad. Se reúne con carácter ordinario al principio de cada año para definir asuntos de política editorial o estratégicos; en consecuencia, esta reunión tiene como propósito central revisar la vigencia y conveniencia tanto de la política, como de la estrategia editorial, y ajustar lo que se considere necesario.
El CEC debe reunirse, con el mismo carácter, cuando el proceso normal de publicaciones (e.g. convocatorias para publicación de libros) lo exija, y con carácter extraordinario cuando alguno de sus miembros lo considere necesario, previa citación realizada a través del Coordinador Editorial. Las reuniones podrán ser presenciales o virtuales.
Son funciones del CEC: determinar la política editorial y establecer lineamientos estratégicos para su cumplimiento; establecer y modificar los tipos de publicaciones que editará la Universidad; fijar los criterios para la evaluación de las propuestas editoriales; fijar la política de remuneración de pares evaluadores; establecer los lineamientos para asegurar la visibilidad de las publicaciones; establecer lineamientos que garanticen que la calidad de las publicaciones se ajusta a los estándares de los más importantes indizadores y bases bibliográficas nacionales (IBN Publindex) e internacionales: y decidir acerca del tiraje de los libros y revistas y su divulgación en medios físicos o virtuales.
Las reuniones del CEC son gestionadas y coordinadas por el Coordinador Editorial y presididas por el Vicerrector, su delegado o –en su ausencia– por el Editor en Jefe. Los miembros del CEC pueden invitar a quien consideren necesario[3]. Las decisiones se toman por mayoría simple; en caso de empate, el vicerrector tiene voto dirimente.
La Universidad reorganizó desde 2012 sus publicaciones en cuatro áreas: Ingeniería y Ciencias Básicas, Ciencias de la Salud, Ciencias Económicas y Empresariales y Ciencias Sociales y Humanidades. Esta división es válida tanto para las publicaciones periódicas, como para las no periódicas.
Para cada área temática existe un comité editorial [CET] y un comité científico [CC]. Ambos comités están conformados por una combinación de profesionales internos y externos a la Institución, con diferentes especialidades y alto perfil académico. Esta estrategia de conformación tiene como propósito central garantizar un nivel de diversidad de opiniones y una mezcla de conocimientos y perspectivas profesionales que constituyan un marco de referencia amplio, sólido, que permita obtener producción editorial de alta calidad, coherente con los estándares y tendencias nacionales e internacionales. En el caso de las publicaciones periódicas, por su naturaleza, el comité científico es interno y está formado por el Decano de la Facultad a la que corresponda la temática propuesta por los autores –quién preside la reunión–, el Editor en Jefe, el Editor Adjunto y dos personas designadas por el Decano. Las reuniones de todos los comités citados en este párrafo pueden ser presenciales o virtuales.
Son funciones de los Comité Editoriales Temáticos: implementar las políticas y lineamientos establecidos por el CEC; decidir sobre la viabilidad de los proyectos editoriales que le competan; incentivar entre sus profesores la publicación de trabajos relacionados con sus actividades académicas o de investigación; apoyar la labor del Editor en Jefe mediante la provisión oportuna de evaluadores idóneos para los distintos proyectos editoriales; nombrar a los editores adjuntos, quienes colaboran con el Editor en Jefe en la preparación de las publicaciones periódicas; y monitorear el cumplimiento de lo establecido en los procesos de evaluación, velando porque los conceptos, las sugerencias y las correcciones sugeridas sean consideradas por los autores.
Los Comités Científicos, por su parte, tiene como mandato esencial velar por la calidad científica de las obras; por lo tanto, su principal función es filtrar las obras de tal manera que solo pasen a evaluación por pares aquellas que, al menos a primer vista, sean relevantes, oportunas y representen un aporte a la respectiva área de conocimiento. Los Comités Científicos deben además apoyar el fortalecimiento del sello editorial ayudando a la identificación de autores y revisores para los distintos productos editoriales de la Universidad, por fuera de la Institución.
Es el responsable del proceso de producción editorial de la Universidad[4]. Debe garantizar la calidad de los productos editoriales y adelantar las acciones necesarias para lograr su reconocimiento –por parte de entidades de indización nacionales e internacionales– y su inclusión bases bibliográficas internacionales. Son sus funciones: apoyar al CEC en la definición de políticas editoriales y la toma de decisiones estratégicas; realizar, con su equipo de trabajo y en coordinación con el Coordinador de Publicaciones las labores propias de los procesos de producción editorial[5]; adelantar las tareas necesarias para lograr el reconocimiento de los productos editoriales por parte de las instituciones de indización y su inclusión en bases bibliográficas; monitorear la actividad de los indizadores nacionales e internacionales para garantizar el ajuste permanente de la operación editorial de la Universidad a ellos; apoyar la implementación de la política de publicaciones de la Universidad y orientar los procesos técnicos necesarios para su aplicación; presentar en la reunión anual ordinaria del CEC el informe de avance y los logros de la estrategia editorial, junto con el plan para el siguiente periodo; mantener una comunicación constante con los miembros de los Comités Temáticos y el Coordinador Editorial; adelantar las gestiones y trámites necesarios para el cumplimiento de la normalización básica y los aspectos legales de cada proyecto editorial (e.g., normas de estilo, obtención de ISBN/ISSN, depósito legal, etc.); coordinar los procesos de evaluación por pares; monitorear el estado de la visibilidad de las publicaciones y proponer acciones para su mejora; y administrar la plataforma Open Journal Systems [OJS] y publicar en ella observando sus estándares[6].
Es el responsable de la coordinación de lo editorial al interior de la Universidad. Por lo tanto, es el punto interno de contacto para todas las partes, y el enlace entre el Editor en Jefe y las demás instancias de la Universidad. Son sus funciones: representar a la Universidad en reuniones e instancias de carácter "gremial"; facilitar la coordinación entre la producción editorial y las diferentes instancias de la Universidad; establecer convenios con sitios de difusión y comercialización, físicos y virtuales; monitorear el presupuesto de publicaciones; realizar los trámites necesarios para el pago de evaluadores, cuando ello corresponda; coordinar, cuando corresponda, las actividades de comercialización de libros, incluyendo la suscripción de convenios con librerías y la participación en eventos y ferias; gestionar una ágil distribución de los productos editoriales; y suscribir con los autores los permisos necesarios para la publicación y divulgación de sus obras, cuando corresponda, en la biblioteca digital.
Son una figura propia de las publicaciones periódicas. Son nombrados por el Decano de la respectiva facultad y tienen como función esencial la comunicación y coordinación entre el Editor en Jefe y las Facultades. En consecuencia son sus funciones: la promoción de las actividades editoriales –y la motivación hacia ellas– entre los docentes e investigadores de cada Facultad; la recepción, primera valoración y canalización al Editor en Jefe de textos para artículos y libros; la coordinación al interior de su Facultad para la provisión de evaluadores; la motivación a los docentes y alumnos de la Facultad para la preparación de textos y su suscripción a la plataforma OJS; y la promoción, al interior de la Universidad de los distintos productos editoriales.
Es una instancia de apoyo al proceso editorial. Participa a través de su Director en el CEC –y con ello en la formulación de las políticas y estrategias editoriales de la Universidad–. El énfasis de su labor se centra en la visibilidad de la producción editorial de la Universidad a partir del uso de la herramienta Biblioteca Digital[7] y la suscripción y el mantenimiento de canjes interinstitucionales y suscripciones.
La Universidad cuenta oficialmente con cuatro publicaciones periódicas, una en cada área temática citada, así: Ingeniería y Ciencias Básicas (Ingenium), Ciencias de la Salud (Ciencia & Salud), Ciencias Económicas y Empresariales (Magazín Empresarial) y Ciencias Sociales y Humanidades ([Con]textos). Todas ellas cuentan con una versión impresa, una versión en CD y una versión en la plataforma OJS. Solo el CEC está facultado para aumentar, reducir o modificar de alguna manera este grupo.
Cualquier otra publicación periódica que pretenda incluir el logotipo o declarar, de alguna manera, que se trata de una publicación avalada por la Universidad debe ser incluida formalmente en esta lista por parte del CEC, el cual, previo a su inclusión debe verificar que ella cumple con las normas generales de calidad y normalización propias de la producción editorial y cuenta con un objetivo de visibilidad a mediano plazo y un plan para conseguirlo.
Cada una de las publicaciones descritas observa –en su diseño, operación y producción– lo establecido en la normativa de Colciencias (Anexo 1) y será reactiva a cambios en ella. Por otra parte, cada revista cuenta con una normativa particular, la misma que se expresa en su respectiva Guía para los Autores (Anexos 2 a 5). Estos cinco documentos –y sus actualizaciones– hacen parte de esta política, por lo que sus actualizaciones tienen el mismo efecto en este documento.
Todas las publicaciones periódicas citadas cuentan con procesos normalizados de recepción y valoración de artículos, los cuales incluyen la revisión (bajo doble ciego) por pares externos[8] quienes tienen con autonomía para definir si una obra se publica o no, e indicar los ajustes que el texto requiere. Todas las publicaciones citadas se ajustan a una norma de estilo[9], la cual debe ser respetada por los autores.
La Universidad, con el fin de establecer un espacio para que sus docentes e investigadores entreguen a la comunidad el resultado de sus investigaciones o aporten a un campo académico en particular, realiza convocatorias para la recepción de propuestas para la publicación de libros. De los trabajos aceptados se publica una versión impresa, una versión en CD y una versión en la Biblioteca Digital[10].
En todos los casos, previo a su publicación, los diferentes agentes involucrados en el proceso editorial deben garantizar que las publicaciones cumplen tanto con la normativa de Colciencias vigente (Anexo 6), como con lo establecido en los términos de referencias de la respectiva convocatoria y su guía para los autores (Anexos 7 y 8). Estos tres documentos hacen parte integral de este documento por lo que cada cambio que se produzca en ellos, actualizan la política.
Todas las publicaciones no periódicas cuentan con procesos normalizados de recepción y valoración, los cuales incluyen la revisión (bajo doble ciego) por pares externos[11], en lo posible uno con filiación a una entidad del extranjero, otro con filiación a una entidad nacional diferente de la USC, quienes tienen autonomía para definir si una obra se publica o no, e indicar los ajustes que el texto requiere. Todas las publicaciones citadas se ajustan a una norma de estilo[12], la cual debe ser respetada por los autores.
La Universidad declara en este documento su intención de publicar las tesis de grado utilizando como plataforma la Biblioteca Digital, buscando así entregar a la comunidad el conocimiento que ellas incluyen. Esta actividad inicia en el segundo semestre de 2013 y está a cargo de la Biblioteca.
Aunque existen diferencias en los detalles, dependiendo de si se trata de una publicación periódica o no, en general el proceso de publicación cubre los siguientes pasos:
· El editor[13] recibe el artículo y revisa aspectos básicos de carácter editorial: coherencia entre citas y referencias, estructura mínima y apego a la guía de autores. Si el texto no supera esta revisión, se devuelve con instrucciones para los autores.
· El editor adjunto y el Comité Científico revisan, de manera preliminar, aspectos mínimos de carácter científico (relevancia, oportunidad, aporte al área de conocimiento). Si el texto no supera esta revisión, se devuelve con instrucciones para ajuste o con una notificación de rechazo.
· Si la obra supera los dos ítems anteriores, el editor envía el texto a evaluación. En esa instancia se emiten conceptos (utilizando un formato estándar Anexos 9 a 13), se ofrecen recomendaciones puntuales (notas sobre el texto) y se recomienda al Comité Editorial publicar la obra –con o sin ajustes– o no publicarla.
· Si la decisión es publicar la obra –con o sin ajustes–, el editor hace una revisión a fondo con el fin de identificar problemas de tipo editorial y ofrecer a los autores orientación para solucionarlos.
· El autor recibe las sugerencias provenientes de la evaluación y la revisión editorial y realiza los ajustes del caso.
· El editor y el Comité Editorial verifican que el texto recoja razonablemente lo recomendado por el evaluador –y sus propias recomendaciones–. Si dicha verificación arroja un resultado positivo, el artículo es aprobado por el Comité y pasa a producción editorial[14], de lo contrario se devuelve, con notas, a los autores.
· En todas las obras, en un lugar visible, debe constar que su contenido es responsabilidad de los autores y que por lo tanto, el mismo no compromete el pensamiento institucional de la Universidad ni le genera responsabilidades legales de ningún tipo frente a terceros.
· Los integrantes de los Comités Editoriales pueden presentar a consideración de la Universidad obras de su autoría. Sin embargo, cuando ello ocurra, dichos miembros no pueden tomar parte de las discusiones y votaciones respecto de su proyecto editorial o incidir en la selección de evaluadores.
· Los estímulos a profesores e investigadores que publiquen artículos, libros o capítulos de libro con el sello de la Universidad serán decididos y asignados conforme a lo dispuesto en... (Anexo 14).
[1]La publicación de obras de autores externos, sin embargo, se limita únicamente a las publicaciones periódicas.
[2]Se han definido cuatro comités temáticos, uno por cada área de conocimiento, así: Ingeniería y Ciencias Básicas, Ciencias Económicas y Empresariales, Ciencias Sociales y Humanidades, y Ciencias de la Salud.
[3]Los invitados a las reuniones tienen voz, pero no voto.
[4]Esta posición y las actividades que corresponden a su equipo de trabajo han sido tercerizadas desde 2012.
[5]Edición, corrección de estilo, diseño, diagramación e impresión.
[6]Las publicaciones periódicas de la Universidad se presentan a la comunidad en la plataforma OJS (revistas.usc.edu.co)
[7]Salvo las obras en venta.
[8]Salvo los que corresponden a reflexiones no derivadas de investigación
[9]APA en todos los casos, salvo Ciencia & Salud, que utiliza Vancouver.
[10]Cuando se espera comercializar una obra, los autores deben proponer al CEC el establecimiento de un tiempo de salvaguarda previo a la publicación de dicha obra en la Biblioteca Digital.
[11]Salvo los que corresponden a reflexiones no derivadas de investigación
[12]APA en todos los casos, salvo medicina, odontología, enfermería y terapia respiratoria, que utilizan Vancouver.
[13]El editor en Jefe es el Editor de cada una de las cuatro publicaciones periódicas.
[14]Cuando se trata de publicaciones no periódicas, una vez el Comité Editorialaprueba la publicación de una obra, el Coordinador Editorial debe contactar a los autores y gestionar la suscripción del contrato de edición, el cual incluye detalles legales para la publicación de la obra, tales como: la responsabilidad del autor sobre el contenido de la obra; el respeto a los derechos de autor respecto de los textos, ecuaciones e imágenes utilizadas en su producción; y el carácter inédito de la obra. Este contrato además debe especificar el acuerdo alcanzado acerca de la participación de los autores y la Universidad en los beneficios que podrían derivarse de su publicación.